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„Wir wollten die Papierflut bändigen”

Es ist bundesweit die erste Software, die entwickelt wurde, um geflüchtete Menschen zu erfassen, zu betreuen und zu beraten. „Wir mussten uns ein System überlegen, wie wir der Papierflut Herr werden können. Es kommen Briefe über Briefe: Steuernummer, Krankenkasse, Deutsche Rentenversicherung, um nur wenige zu nennen. Irgendwann kommen die Hilfesuchenden dann zu uns und bringen ihren Stapel oder Schuhkarton an Papieren mit. Anfangs haben wir mittels Ordnern versucht, ein System für uns und für sie zu entwickeln. Doch mit der Zeit haben sich auch unsere Mitarbeiterzahlen im Bereich der Flüchtlingshilfe von drei Anfang Februar 2015 auf 15 im April 2016 erhöht, sodass wir nicht mehr alle in einem Raum sitzen und uns kurzfristig austauschen können. Um auch dezentral auf die Daten einzelner Personen, die von mehreren Beratern betreut werden, zugreifen zu können, fanden wir die Lösung in einer webbasierten Software. Studenten der Berufsakademie Gera haben diese entwickelt”, erklärt Asylverfahrensberaterin Melanie Syrbe. Als Projektmitarbeiterin hat sie im Vorfeld den Studenten die für ihre Arbeit notwendigen Bausteine zugearbeitet. „Neben dem Familienstand, Anzahl der Kinder, Alter aller Familienmitglieder, der Adresse, berufliche und schulische Qualifikationen, sind vor allem Daten wie Kontakte der Ärzte, bei denen sie hier in Behandlung sind, Steuernummer, Kundennummer beim Jobcenter und andere persönliche Daten, die der Zuordnung und Erfassung desjenigen betrifft, hier hinterlegt. Bei dieser Software können sich alle unsere Mitarbeiter vernetzen, was die Integration oder Berufsberatung sehr vereinfacht. Auch soll die Software an Termine erinnern, so dass wir immer wissen, wann sich einzelne Flüchtlinge wo melden müssen”, erklärt Syrbe.

Vor einem halben Jahr hat sich der Fachbereich Migration Gera der Diako Thüringen um Unterstützung beim Asyl-, Migrations- und Investitionsfonds beworben und wurde mit dem Projekt „Qualifizierung der Erstorientierung und Beratung für Asylsuchende in der Region Ostthüringen” als eine von wenigen Einrichtungen in Deutschland genehmigt und wird nun für drei Jahre gefördert. „Wir beschreiten damit deutschlandweit neue Wege. Die Dokumentation der Einzelfälle und die sich daraus ergebenen Aufgaben erfolgten bisher nicht einheitlich. Wir hoffen, dass die Implementierung dieses Systems unsere Arbeit effektiver und tranparenter macht”, sagt Andrea Dittrich. Sie ist die Leiterin vom Fachbereich Migration Gera der Diako Thüringen und hat die Leitung für das neue Projekt inne. Das Projekt wird in die Phase des Ausprobierens starten, doch schon jetzt haben sich andere Bundesländer und Einrichtungen gemeldet und wollen die Software kennenlernen und vielleicht für sich verwenden.

Auch wenn die Software die Arbeit der 15 Sozialarbeiter deutlich vereinfachen wird, sind sie dankbar über jede ehrenamtliche Unterstützung. Aktuell werden Anhörungsbegleiter gesucht. In der Ausbildung werden die Ehrenamtlichen intensiv auf die Begleitung der Flüchtlinge zu den Anhörungsterminen beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge vorbereitet. Voraussetzungen für eine Mitarbeit sind: Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses, Fremdsprachenkenntnisse, Zeit für eine Begleitung alle zwei Monate (auch tagsüber), Teilnahme am Ausbildungswochenende (28./29. Mai), Teilnahme an Fortbildungen und Supervisionen. Für die kurze Bewerbung an Melanie Syrbe (syrbe@do-diakonie.de) sind drei Fragen zu beantworten: Warum möchten Sie Flüchtlingen im Asylverfahren helfen? Welche Erfahrungen haben Sie bereits in der Flüchtlingsarbeit gesammelt und welchen persönlichen Hintergrund haben Sie? 

( Fanny Zölsmann, 23.04.2016 )

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